第 0 章｜概述

1. 系统简介

Mica（觅采） 是一套面向企业内部的采购管理系统（Internal Procurement Management System），覆盖从采购申请到发票付款的完整业务主线。它以 IT 部门为首要服务对象，并渐进式扩展到其他职能部门。与通用采购 SaaS 不同，Mica 采用深度定制路线，把一家公司真实的工作流沉淀到系统里，让日常采购变得更快、更清楚、更可追溯。如果你是第一次登录 Mica，不需要看完整本手册——先读这一章建立认知，然后按你的角色跳到对应章节即可上手。

2. 设计理念

效率优先 > 扩展性 > 标准化管控 系统服务于人，而不是限制人。

这一条排序决定了 Mica 的所有产品取舍：

• 效率优先：能一步做完的操作绝不让用户点第二次；表单默认值、AI 辅助、批量动作都服务于这一点。
• 扩展性：字段、角色、审批阈值、公司主体都可以随业务长大而增加，但不会为了"未来可能会用到"强行复杂化当下。
• 标准化管控：合规与审计是底线，但不应反过来绑架效率——所以 Mica 把管控落在关键节点（审批、付款、审计日志），而不是落在每一个字段上。

简而言之：Mica 希望你感觉它顺手，而不是感觉它在"管你"。

3. 适用场景与用户规模

Mica 是为以下场景设计的，不追求也不适合所有企业：

• 组织规模：单公司主体 < 100 名员工；多公司主体集团可复用同一套部署。
• 业务规模：月均采购单 < 300 单。超过这个量级建议考虑专业 ERP。
• 首要用户：IT 部门（硬件、软件、云资源采购），后续渐进覆盖其他部门。
• 多法人支持：内置 companies 多主体模型，一套系统服务多家关联公司，数据按公司隔离、按用户权限汇总。
• 多币种预留：币种字段已贯穿 PR / PO / 合同 / 付款 / 发票，当前阶段默认 CNY，未来启用多币种无需改表结构。

4. 核心能力总览

• 采购申请（PR）→ 审批 → 采购订单（PO）→ 合同 → 交货 → 发票 → 付款 完整主线，一条链路闭环
• 多批次交货 / 多次付款 / 跨 PO 发票 三种分批模型原生支持
• 多级审批引擎：按业务类型 + 金额区间自动路由到单级 / 多级串签，支持审批代理人（出差临时委托）。Admin 控制台提供可视化编辑器配置审批规则。
• 字段级 + 行级双重权限：不同角色看到的是同一条记录的不同切面
• 中英双语界面 + 浅色 / 暗色双主题，浏览器语言与主题跟随系统
• LLM 辅助能力：表单润色、SKU 智能推荐（更多能力开发中）
• 发票上传 + AI 智能提取：支持 PDF / OFD / XML / 图片，6 级分层提取（XML 原件 99% 置信度，扫描件走 LLM Vision）
• SKU 行情库 + 价格异常预警：90 天滚动基准价，偏离 ±20% 自动标记
• 合同扫描件归档 + OCR 全文检索：支持 PDF/OFD/XML/图片上传，自动 OCR 索引，30 天到期提醒
• 全局搜索：一个输入框跨 PR / PO / 合同 / 发票 / 供应商 / 物料检索（pg_trgm + tsvector）
• 通知中心：审批 / 合同到期 / 价格异常自动推送，Header 铃铛 + 抽屉 + 全页 + 订阅设置。可选飞书集成将通知推送到飞书。
• 管理员控制台：LLM 模型在线配置、系统参数编辑（14 项可配阈值）、用户权限、AI 调用日志、审计日志
• 主数据管理：供应商 / 物料 / 公司 / 部门 的增删改查 + 部门树层级 — v0.5 新
• PDF / Excel 导出：PO 导出 PDF 交供应商签章，付款记录导出 Excel 交财务 — v0.5 新
• 移动端友好：响应式布局，审批 / 查看操作在手机上直接可用；审批抽屉粘底操作栏便于拇指触达 — v0.5 新
• 打印样式：PO / 审批单 / 合同页带 @media print 自动隐藏应用外壳
• 多公司主体（多法人） + 多币种预留，支持小集团场景
• 所有关键操作均写入审计日志（audit_logs），可追溯到具体用户和时间

5. 第一次使用

1. 打开浏览器，访问管理员告知的系统地址
2. 输入你的用户名和密码登录
3. 右上角的角色标签告诉你你是哪个角色
4. 跳到 第 3 章｜各角色工作流 找到你的角色章节，按步骤操作即可

界面设置

• 语言：右上角切换中文 / English，浏览器会记住你的选择
• 主题：右上角太阳/月亮图标可切换浅色/暗色模式
• 搜索：顶栏搜索框（快捷键 Ctrl+K）可跨所有业务模块搜索

6. 术语速查表

简写 / 术语	中文（English）	释义
PR	采购申请（Purchase Requisition）	内部发起的采购需求，需经审批后方可转为订单
PO	采购订单（Purchase Order）	向供应商下达的正式订单，源自已批准的 PR
GR	收货（Goods Receipt / Shipment）	供应商发货后的到货登记，一个 PO 可有多个批次
三单匹配	Three-way Matching	发票与 PO、收货之间的金额/数量校验
PR 状态	PR Status	draft / submitted / approved / rejected / returned / cancelled / converted
PO 状态	PO Status	draft / confirmed / partially_received / fully_received / closed / cancelled
PO 进度百分比	PO Progress %	基于已收数量 / 已付金额 / 已开票金额计算的履约进度
审批实例	Approval Instance	单次审批流程的运行态对象（approval_instances）
审批规则	Approval Rule	v0.5 引入，按 biz_type + amount_min/max + stages 路由多阶段审批
审批代理人	Approver Delegation	v0.5 引入，出差时将自己的审批任务临时委托给同事
系统参数	System Parameter	v0.5 引入，从 Admin 控制台编辑的可配置阈值（替代硬编码）
公司主体	Company / Legal Entity	法人单位，Mica 内所有业务数据归属某一公司主体
字段级权限	Field-level Authorization	同一条记录中，不同角色可见的字段集合不同

7. 还在开发中的能力

以下功能正在规划或开发中，文档中会标注"规划中"：

• 飞书集成（消息通知 + 审批卡片联动）
• 批量导入（供应商 / 物料 / 历史报价 Excel 导入）
• ADFS SSO 单点登录（骨架已就绪，待对接企业身份源）

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最后更新：2026-04-22